Admins, User und Gruppen
Was ist der Unterschied zwischen Usern und Administratoren?
- alle Ordner, auf die sie Zugriff haben, einsehen und downloaden
- eigene Ordner erstellen und diese mit bestehenden Benutzern teilen
- die Spracheinstellungen auf Englisch, Dänisch, Deutsch oder Spanisch ändern
- ihr Passwort ändern
- Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren oder deaktivieren
- Dateien direkt aus der Dropbox importieren
- ihren Namen in den Einstellungen bearbeiten
- einen Überblick über alle Ordner und die genutzte Datenmenge erhalten
Admins können außerdem:
- User erstellen, bearbeiten und löschen
- Gruppen erstellen, bearbeiten und löschen
- sich selbst vollen Zugriff auf jeden Ordner geben
- Ordner sperren
- Einstellungen für geteilte Links ändern und einen Überblick über alle aktiven Links erhalten
- Auto-Tagging aktivieren und deaktivieren
- Einstellungen für den Download Tracker ändern
- die Public Media Galerie einrichten
- festlegen, ob alle BenutzerInnen Zugriff auf das Bearbeitungstool haben sollen
- vordefinierte Beschneidungsgrößen zum Bearbeitungstool hinzufügen
- das Design des Skyfish Kontos anpassen
- einen Benachrichtigungstext hinzufügen, der an alle User verschickt wird
- Einstellungen für CDN Links einrichten
- die AD Integration einrichten
- die Zahlungshistorie einsehen
- Fotoeinwilligungen in der Einwilligungsübersicht hochladen, bearbeiten, verknüpfen und löschen
Wer kann User zum Konto hinzufügen?
Nur der/die Administrator(en) kann/können neue User zum Konto hinzufügen und entscheiden, ob der neue User Administratorrechte haben soll oder nicht.
Die User können nur die Ordner sehen, auf die sie Zugriff haben.
(Welche verschiedenen ordnerrechte gibt es?)
Wie man einen neuen User anlegt
Nur der Administrator kann dem Konto neue User hinzufügen. Es gibt 3 verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun:
In der „User”-Übersicht
- Gehe zu den Einstellungen
- Wähle „User” im Admin Menü
- Klicke auf den Button „Neuen User anlegen” in der oberen rechten Ecke
- Gib die E-Mail Adresse und den Namen des neuen Users ein
- Neben der E-Mail-Adresse steht „Skyfish“. Klicke auf den kleinen Pfeil neben „Kein Zugang” und entscheide, ob die Person Userrechte oder Administratorrechte haben soll
(wenn du einen Colourbox Abo hast, kannst du dem User gleichzeitig auch Zugriff auf Colourbox geben) - Es erscheint nun die Ordnerliste. Wähle die Ordner aus, auf die der User Zugriff haben soll und entscheide über die Ordnerrechte. (Welche verschiedenen ordnerrechte gibt es?)
- Klicke auf „Speichern”
- Der User erhält nun eine Willkommens E-Mail inklusive Passwort
Schneller Zugriff über Gruppen
Wenn du deine Benutzer in Gruppen einteilst, ist es einfacher, neuen Usern den gleichen Ordnerzugriff und die gleichen Ordnerrechte zu geben wie allen anderen Usern der Gruppe.
- Gehe zu den Einstellungen
- Wähle „Gruppen” im Admin Menü
- Suche nach der entsprechenden Gruppe in der Liste
(Wenn Sie eine neue Gruppe erstellen müssen, klicke einfach auf „Neue Gruppe hinzufügen” und anschließend auf das Stiftsymbol, um der Gruppe Zugriff auf Ordner zu geben. Für weitere Informationen über Gruppen hier klicken - Klicke auf das Gruppensymbol auf der rechten Seite
- Klicke oben rechts auf „einen User dieser Gruppe hinzufügen”
- Klicke auf „Neuen User anlegen“
- Trage die E-Mail Adresse und den Namen des neuen Users ein
- Neben der E-Mail-Adresse steht „Skyfish”. Klicke auf den kleinen Pfeil neben „Kein Zugang” und entscheide, ob die Person Userrechte oder Administratorrechte haben soll
(wenn du einen Colourbox Abo hast, kannst du dem User gleichzeitig auch Zugriff auf Colourbox geben) - Wenn der User Zugang zu anderen Ordnern als die übrigen Mitglieder der Gruppe benötigt, kannst du diese hier hinzufügen.
- Wenn nicht, klicke einfach auf „Speichern” um den User zur Gruppe hinzuzufügen
- Du hast nun einen neuen User angelegt und ihm gleichzeitig Zugang zu mehreren Ordnern gegeben
Wenn einem User sowohl Einzel- als auch Gruppenzugriff auf einen Ordner gewährt wurde und er zwei unterschiedliche Ordnerrechte besitzt, gilt das höchste Recht
Wie kann ich einem User Adminrechte gewähren?
Nur ein Administrator kann einem anderen User Administratorrechte geben. Dies kann beim Anlegen eines neuen Users geschehen oder im Nachhinein problemlos geändert werden:
- Gehe zu den Einstellungen
- Wähle „User” im Admin Menü
- Suche den gewünschten User in der Liste
- Klicke auf die drei Punkte auf der rechten Seite und wähle „Bearbeiten” im Menü
- Wähle „Skyfish” auf der rechten Seite und klicke auf den kleinen Pfeil neben „User”
- Wähle „Administrator”
- Klicke auf „Speichern”
Wir empfehlen, so wenige Admins wie möglich, aber so viele wie nötig hinzuzufügen. Achte darauf, dass es immer mindestens zwei Admins gibt – dann können sie sich bei Abwesenheit vertreten.
Wie kann ich den Namen oder die E-mail Adresse eines Users bearbeiten?
Jeder User kann seinen eigenen Namen ändern:
Gehe zu den Einstellungen
Wähle „Profil” im Konto Menü
Überschreibe den bestehenden Namen
Klicke auf Speichern
FÜR ADMINS:
Um die E-Mail-Adresse eines Users zu ändern, muss der Admin eine E-Mail an info@skyfish.com senden. Bitte nenne den Namen des Users, die alte sowie die neue E-Mail Adresse, um Fehler zu vermeiden. Die Anfrage wird innerhalb von 24 Arbeitsstunden bearbeitet.
Wie lösche ich einen User?
In den meisten Fällen genügen die Angaben in Schritt 7 der nachstehenden Anleitung. Es kann jedoch sein, dass der User Ordner hat, die du beachten musst. Wir helfen dir, sowohl die Dateien als auch den Überblick zu behalten.
- Gehe zu den Einstellungen
- Wähle „User” im Admin Menü
- Suche den gewünschten User in der Liste
- Klicke auf die drei Punkte auf der rechten Seite und wähle „Löschen” im Menü
- Klicke auf „User löschen”
- Prüfe deinen Skyfish Drive auf einen Ordner mit dem Namen „Gelöscht_[Nummer]_[Datum der Löschung]” Wenn ein solcher Ordner nicht vorhanden ist, ist deine Aufgabe erledigt.
- Wenn du einen solchen Ordner findest, enthält der Ordner, für die nur der gelöschte User „Bearbeitung & Upload” Rechte hatte. Alle Einstellungen in dem/den Ordner(n) bleiben erhalten, aber du bist der neue Eigentümer und musst entscheiden, was mit dem/den Ordner(n) geschehen soll:
- Klicke mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wähle im Menü „Ordner teilen” um zu sehen, ob andere User Zugriff auf den Ordner haben
-
- Falls du keine anderen User siehst, entscheide, ob der Ordner gelöscht oder behalten werden soll
- Falls du den Ordner behalten möchtest, verschiebe ihn aus dem Deleted-Ordner auf dein Skyfish Drive oder in einen anderen Ordner
- Wenn du andere Benutzer in der Liste findest, verschiebe den Ordner auf dein Skyfish Drive (die anderen Benutzer werden dies nicht bemerken)
- Wenn der Ordner für dich irrelevant ist, kannst du einem der User auf der Liste „Bearbeitung & Upload” Rechte geben und deinen eigenen Zugriff auf den Ordner entfernen. Auf diese Weise wird er aus deinem Skyfish Drive entfernt.
- Lösche den nun leeren Ordner mit dem Namen „Gelöscht_[Nummer]_[Löschdatum]”
Was passiert mit Dateien und Ordnern, wenn ein User gelöscht wird?
Nur Administratoren können User löschen. Unabhängig davon, was sie tun, wird nichts von Skyfish gelöscht, es sei denn, der Administrator entschließt sich, dies zu tun.
Wenn ein Administrator einen User löscht, wird er automatisch Eigentümer der Ordner, die im Besitz des gelöschten Users waren (d.h. der gelöschte User war der einzige mit „Bearbeitung & Hochladen” Rechten). Alle Ordnereinstellungen, einschließlich der Sicherheits- und Freigabeeinstellungen, bleiben unverändert.
Die Ordner erscheinen in einem neuen Ordner auf dem Skyfish-Laufwerk des Administrators mit dem Namen „Gelöscht_[Nummer]_[Datum der Löschung]” und der Administrator muss entscheiden, was mit diesen Ordnern geschehen soll. Eine Anleitung dazu findest du unter Wie lösche ich einen User.
Gemäß DSGVO werden die persönlichen Daten der gelöschten User auf Skyfish gelöscht. Daher wird der Name dort anonymisiert, wo er nicht gelöscht werden kann. Deshalb wirst du sehen, dass eine Datei von einem User mit dem Namen „GDPR_DELETED” hoch- oder heruntergeladen wurde.
Was kann ich mit den verschiedenen Ordnerrechten machen?
Einem User können vier verschiedenen Arten von Rechten in einem Ordner zugewiesen werden:
- Kein Zugang
- Ansicht
- Ansicht & Upload
- Bearbeitung & Upload
„Kein Zugang” bedeutet, dass der User keine Zugriffsrechte hat und den Ordner nicht sehen kann.
Nachstehend findest du eine Liste der Optionen, die in den Ordner- und Dateimenüs angeboten werden. Sie zeigt, welche Rechte für die Nutzung der verschiedenen Funktionen erforderlich sind:
| Aktionen | Ansicht | Ansicht & Upload | Bearbeitung & Upload | Admin |
| Download von Dateien | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Ein Bild bearbeiten* | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Ordner downloaden | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Link teilen | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Link teilen mit erlaubtem Upload* | ✔️ | ✔️ | ✔️ | |
| Dateien hochladen | ✔️ | ✔️ | ✔️ | |
| Dateien verschieben/kopieren | ✔️ | ✔️ | ||
| Dateien löschen | ✔️ | ✔️ | ||
| Unterordner erstellen | ✔️ | ✔️ | ||
| Ordner umbenennen | ✔️ | ✔️ | ||
| Ordner verschieben | ✔️ | ✔️ | ||
| Ordner für andere User freigeben | ✔️ | ✔️ | ||
| Tags hinzufügen | ✔️ | ✔️ | ||
| Tags löschen | ✔️ | ✔️ | ||
| Download Kommentare hinzufügen | ✔️ | ✔️ | ||
| Ablaufdatum zu Dateien hinzufügen | ✔️ | ✔️ | ||
| CDN Link erstellen | ✔️ | ✔️ | ||
| Bestehenden CDN Link kopieren | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Einbettungscode für Videostreaming erstellen | ✔️ | ✔️ | ||
| Vorhandenen Einbettungscode für Videostreaming kopieren | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Ordner sperren | ✔️ |
*Der Admin kann diese Optionen in den Einstellungen ändern/entfernen
Wie kann ich die Ordnerrechte eines Users ändern?
Nur Administratoren und User mit dem Zugriffsrecht „Bearbeitung & Upload“ können die Ordnerrechte anderer User bearbeiten
Bearbeite die Ordnerrechte in einem Ordner:
- Gehe zum Ordner Management
- Suche nach dem relevanten Ordner in der Übersicht, ggf. mittels Suchleiste
- Klicke auf „Zugriff ändern”
(Du kannst zwischen Usern und Gruppen wechseln, indem du die Registerkarten am oberen Rand verwendest) - Indem du auf die kleinen Pfeile auf der rechten Seite klickst, kannst Du die Ordnerrechte für einen oder mehrere User bearbeiten
oder
1. Rechtsklick auf den Ordner
2. Wähle „Ordner teilen“ im Menü
3. Wähle alle User aus, die dieselben Ordnerrechte benötigen, und klicke auf „Ordnerrechte vergeben”
4. Wähle das entsprechende Zugangsrecht aus
5. Klicke auf „Ordner teilen“
NUR FÜR ADMINISTRATOREN:
Bearbeite die Ordnerrechte eines Users in einem oder mehreren Ordnern:
- Gehe zu den Einstellungen
- Wähle „User” im Admin Menü
- Suche den gewünschten User in der Übersicht
- Klicke auf die drei Punkte auf der rechten Seite
- Wähle „Bearbeiten”
- Bearbeite die entsprechenden Ordnerrechte
- Klicke auf „Speichern”
Bearbeite die Ordnerrechte von einem oder von mehreren Benutzern oder einer ganzen Gruppe in einem Ordner:
- Gehe zu Ordner Management in der unteren linken Ecke
- Suche den entsprechenden Ordner in der Übersicht und klicke auf „Zugang ändern”
(Um von der Liste der User zur Liste der Gruppen zu wechseln, klicke oben auf den Reiter „Gruppen”)
- Klicke auf den kleinen Pfeil auf der rechten Seite, um die Ordnerrechte zu bearbeiten
- Schließe das Fenster in der rechten unteren Ecke
Welche Vorteile hat die Erstellung von Gruppen?
Hast du Gruppen von Usern, die Zugang zu den gleichen Ordnern mit den gleichen Ordnerrechten benötigen? Mit dieser Funktion ist es ganz einfach, mehrere Ordner für mehrere User auf einmal freizugeben.
Wenn du viele User verwaltest, hilft dir diese Funktion, einen besseren Überblick zu behalten und Zeit zu sparen.
Beispiele für Gruppen könnten Marketing, Management, die schwedische Dienststelle, Geschäftseinheit X usw. sein.
Wenn neue User zu einer Gruppe hinzugefügt werden, erhalten sie sofort den gleichen Ordnerzugang wie der Rest der Gruppe.
Ein User kann Mitglied in mehr als einer Gruppe sein. Wenn der User Zugriff auf einen Ordner von zwei Gruppen mit unterschiedlichen Ordnerrechten erhält, gilt das höchste Zugriffsrecht für den User.
Wenn ein Ordner für eine Gruppe freigegeben wurde, aber ein Mitglied der Gruppe mehr Zugriffsrechte auf den Ordner benötigt, muss der Ordner sowohl für die Gruppe als auch für den betreffenden User freigegeben werden und dem User die entsprechenden Rechte zugewiesen werden. Für den User gilt das höchste Recht.
Wie erstelle ich eine Gruppe?
Nur Admins können Gruppen erstellen und bearbeiten.
- Gehe zu den Einstellungen
- Wähle „Gruppen” im Admin Menü
- Klicke auf den Button „Neue Gruppe anlegen”
- Gib der Gruppe einen Namen
- Füge ein Icon hinzu (optional)
- Trage die Namen der betreffenden Gruppenmitglieder (bestehende User) ein
- Sobald du mit dem Schreiben beginnst, schlägt Skyfish User vor. Wähle die User, die du hinzufügen möchtest aus der Liste aus, indem du auf deren Namen klickst
- Trage die Namen der Ordner ein, die für diese Gruppe relevant sind. Während du mit dem Schreiben beginnst, schlägt Skyfish Ordner vor. Wähle die Ordner, die du hinzufügen möchtest aus der Liste aus, indem du auf den Ordnernamen klickst
- Das Ordnerrecht ist standardmäßig auf „Ansicht” eingestellt, was du durch einen Klick auf den kleinen Pfeil rechts ändern kannst (Was kann ich mit den verschiedenen Ordnerrechten machen?)
- Klicke auf „Speichern”
Wie kann ich User zu einer Gruppe hinzufügen?
In der „User” Übersicht
- Gehe zu den Einstellungen
- Wähle „User” im Admin Menü
- Suche den entsprechenden User und klicke auf das Gruppensymbol auf der rechten Seite
- Wähle die entsprechende(n) Gruppe(n) im Pop-up-Fenster
- Klicke auf eine beliebige Stelle, um das Pop-up-Fenster zu schließen
In der „Gruppen“ Übersicht:
- Gehe zu den Einstellungen
- Wähle „Gruppen” im Admin Menü
- Suche die entsprechende Gruppe und klicke auf das Gruppensymbol auf der rechten Seite
- Klicke auf „Einen User dieser Gruppe hinzufügen” rechts oben
- Füge einen bestehenden User zu der Gruppe hinzu:
– Trage den Namen des Users in das Suchfeld ein
– Wähle die relevanten User
– Klicke auf „Ausgewählte User dieser Gruppe hinzufügen“
Einen neuen User erstellen und zu der Gruppe hinzufügen:
– Klicke im Pop-Up Fenster auf „Neuen User anlegen”
– Trage die E-Mail Adresse und den Namen des Users ein
– Wähle „Skyfish” und klicke auf den kleinen Pfeil neben „Kein Zugang”. Lege fest, ob die Person
– Userrechte oder Adminrechte benötigt (wenn du einen Colourbox Abo hast, kannst du dem User gleichzeitig auch Zugriff auf Colourbox geben)
– Wenn der User Zugang zu mehr Ordnern als der Rest der Gruppe benötigt, kannst du diese hier hinzufügen. Wenn nicht, klicke einfach auf „Speichern”, um den User anzulegen
– Du bist jetzt zurück im Pop-up Fenster. Trage den Namen des Users ein und wähle ihn aus, wenn dieser in der Liste erscheint
– Klicke auf „Ausgewählte User dieser Gruppe hinzufügen“
Du hast nun einem User Zugang zu mehreren Ordnern auf einmal gegeben.
Wie erkenne ich inaktive User?
Wenn du ein Skyfish Administrator in einer sehr großen Organisation bist, kann die Liste der Benutzer sehr lang werden. Du bist dir nicht sicher, welche User noch im Unternehmen sind oder ob alle registrierten User noch Zugang zu Skyfish benötigen? Aus diesem Grund möchtest du die Liste aufräumen und alle inaktiven User löschen.
Du kannst die Benutzerliste nach „Letzter Login” sortieren und dann damit beginnen, diejenigen User zu löschen, die sich schon lange nicht mehr angemeldet haben.
Du kannst die User auch auffordern, zu bestätigen, dass sie noch aktiv auf Skyfish sind:
Wenn du oben in der Userliste auf „Alle User verifizieren” klickst, wird eine E-Mail an alle User geschickt und sie erscheinen inaktiv in der Userliste, bis sie auf den zugesandten Link klicken.
Einige Administratoren haben festgestellt, dass es eine gute Idee ist, die Mitarbeiter des Unternehmens über die E-Mail zu informieren, damit die E-Mail nicht für Spam gehalten oder übersehen wird, falls sie im Spam-Ordner landet.
Der Administrator kann die User auf der Liste auch manuell reaktivieren, nachdem er die E-Mail verschickt hat.
Es obliegt dem Administrator zu entscheiden, wie lange die User Zeit haben, auf die E-Mail zu reagieren. Anschließend kann der Administrator inaktive Benutzer löschen. (Wie lösche ich einen user auf skyfish?)